Stosuj Most Important Task!

Kiedy mamy ustalonych dużo zadań na dany dzięń i nie ustalimy priorytetów i w pierwszej kolejności zajmiemy się mniej istotnymi zadaniami często może się tak zdarzyć, że nie starczy nam już czasu bądź sił na te najważniejsze, które koniecznie dzisiaj chcieliśmy wykonać.

Bardzo ciekawą techniką do pokonywania tego stylu pułapek przeczytałem w książce Leo Babauty. Polega ona na ustaleniu jednego lub kilku (maksymalna liczba takich zadań ta dzień to moim zdaniem 2-3 zadania) zadań z etykietką „Most Important Task” lub po prostu skrótowo MIT (nie mylić z jedną z amerykańskich uczelni :P). Zadanie te wykonujemy jako pierwszą czynność w ciągu dnia, żeby je zrobić i mięć już je odhaczone. Najlepiej jeszcze przed sprawdzeniem poczty, aby nie przytłoczył nas obowiązek odpowiadania na maile lub wykonywania instrukcji w nich zapisanych.

Osobiście stosuję 2-3 zadania z etykietką Most Important Task.

1. Zadanie związane z długtrwałym projektem – jedno lub dwa zadania (w zależności czy na dany dzień potrzebuje pilnie wykonać 1-2 zadania zwykłe) są ukierunkowane w celu realizacji danego projektu. Dzięki temu wiem, że projekt się posuwa na przód wykonując jego kawałek codziennie.

2. Zadanie zwykłe (ważne na dany dzień) – jest to zadanie jakich na codzień układam wiele, lecz to musi być wykonane w pierwszej kolejności. Może to być związane ze zbliżającym się deadlinem lub komuś złożoną obietnicą. Lub mogą być to po prostu zadania, które chcesz wykonać jako pierwsze, aby mieć już je z głowy.

Mi ta metoda bardzo pomaga i stosuję ją od czasu kiedy przeczytałem o niej w książce. Mam nadzieję, że i Tobie ona pomoże! ;-)

• gtd, MIT, todo, ZEN

Powiedz koniec prokrastynacji i spóźnieniom

Witajcie, po krótkiej przerwie. Tym razem przedstawiam fajny ficzer do systemowego zegarka. Czy Wam też często zdarzało się, że mieliście coś zrobić do godziny 12.00 i kończyliście szybko to robić o 11:59? Lub czy mieliście wyjść na tramwaj, aby się nie spóźnić na ważne spotkanie i ustawialiście czas wyjścia na 15.00, a wychodziliście o 15.05 i biegiem lecieliście na przystanek aby zdążyć? Ja miałem często problemy z tym drugim.

Ostatnio wpadłem na bardzo fajne rozwiązanie. Otóż program, który wygląda jak systemowy zegarek w Menu Barze (wersja Mac) z tym, że wyprzedza on aktualny czas, losowo o losową liczbę z przedziału od 0 do 15 minut. Czyli może aktualnie pokazywać tą samą godzinę jaka jest w rzeczywistości, a może pokazywać o 5 minut lub o 10 minut większą. Nigdy nie wiadomo o ile dana godzina jest większa i czy w ogóle jest.

Jest to fajny sposób na zniwelowanie spóźniania. Np. Ustawiając godzinę wyjścia na 15.00 i widząc np. na zegarku 15.01 to nie wiesz czy jest to godzina prawidłowa czy może większa i masz odruch, aby już w tej chwili wyjść bo z powodu twojego błędu możesz się spoźnić. Ja mając uruchomiony teraz ten program nie przeciągam wyjścia do ostatniej chwili, bo nie jestem pewien czy wskazuję on dobrą godzinę czy nie i zawsze wychodzę już o godzinie, o której zaplanowałem.

Ten program to Alltock i działa on w Menu Barze (system Mac OS X). Jedyny szkopuł tego programu to to, że cały czas pokazuje on swoją ikonę w Docku. Ja akurat mam Dock zawsze schowany, ale te osoby, które nie mają mogą czuć pewień dyskomfort. Jak Wam się podoba taki program? Planuję w ramach ćwiczeń napisać podobny z tym, że nie będzie niepotrzebnej ikony w Docku. A może też coś na Windowsa? :)

• aplikacja, czas, mac, spóźnianie

Trzymaj porządek na pulpicie

Czy widok wydaje Ci się znajomy? Na Twoim biurku panuje bałagan, w którym ciężko cokolwiek znaleźć? Zrobiłeś już raz porządek, ale po krótkim czasie znowu wraca do stanu początkowego? Jeśli chcesz raz, a dobrze zrobić porządek ze swoimi plikami i utrzymać go na dłużej, to poniższy sposób, może Ci w tym pomóc. Sposób ten wymyślił Chanpory Rith

Cała metoda opiera się na stworzeniu 5 katalogów pomocniczych.

0. Inbox

To jest nasza skrzynka odbiorcza. Tutaj wrzucamy wszystkie nowo otrzymane pliki. Najlepiej ustawić sobie ten katalog jako domyślny do pobierania plików w przeglądarkach i innych menedżerach pobierania. Ważne jest aby ten katalog „opróżniać” co najmniej 2 razy dziennie. Najlepiej po południu i wieczorem, aby na drugi dzień rozpocząć z pustym katalogiem. Poprzez opróżnianie rozumiem przeniesienie zebranych plików do odpowiednich katalogów lub ich wyrzucenie do kosza. Jeśli „zajęcie” się danym plikiem zajmuje mniej niż 2 minuty to zrób to od razu.

1. Działania

W tym katalogu po prostu trzymamy wszystkie e-booki, dokumenty tekstowe, oraz inne z których aktualnie korzystamy, a nie są one tak duże i nie są powiązane z jakimkolwiek projektem.

2. Inkubacja

Tutaj trzymamy pliki nad którymi zawiesiliśmy aktualną akcję. Np. jeśli piszemy jakiś dokument, lecz stwierdzilismy, że nie będziemy przez jakiś dłuższy okres nie będziemy mieli czasu się nim zajmować, to wtedy ten plik przenosimy do tego folderu.

3. Aktualne Projekty

Jeśli pracujemy nad jakimś dużym projektem, który jest rozciągnięty w czasie i czasami mamy przerwy rzędu tygodnia, a czasami poświęcamy mu każdy dzień w miesiącu oraz zawiera dużo podkatalogów i plików, to wtedy dobrym miejscem dla niego jest właśnie ten katalog. Tutaj powinniśmy też trzymać zadania, które zajmują więcej plików.

4. Archiwum

Jeśli już zakończymy pracę nad jakimś plikiem, lecz z jakichś powodów, chcemy go jeszcze zatrzymać, aby np. odczytać z niego dane w późniejszym czasie, lub zgrać na pendrive to przenosimy go to tego katalogu. Ja w tym katalogu, trzymam różnego rodzaju backupy, czy też zarchiwizowane projekty.

Oczywiście, podany przykład można ustawić na każdym systemie. Mój jest z systemu Mac OS X, w którym dodatkowo można ustawić ładne podświetlenie tych katalogów. U mnie na żółto. I czyż taki pulpit nie wygląda schludniej? :)

Jeśli masz jakieś spostrzeżenia lub ciekawy pomysł jak rozszerzyć, ulepszyć ten sposób, to podziel się z nim w komentarzach :)

• gtd, komputer, mac, organizacja, praca, todo

Sprawne zarządzanie pocztą przychodzącą

Zapewne dostajesz bóle głowy, gdy tylko spojrzysz no swoją skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej? Mnóstwo maili z prośbami, zadaniami do wykonania, a do tego listy od znajomych i newslettery? Kolejnego dnia następna poczta, nie możesz znaleźć starszych maili z określonym zadaniem? Nie wiesz co już wykonałeś o co Cie poproszono, a co masz dopiero wykonać? Nie martw się, jest sposób, aby temu zaradzić!

Z pomocą przychodzi metoda Davida Allena. W swojej książce opisał metodę dotycząca zarządzania pocztą elektroniczną. Metoda ta jest bardzo prosta i wymaga utworzenia 3 etykiet o nazwach DZIAŁANIA, OCZEKIWANE i KIEDYS. Warto właśnie napisać, je z dużych liter, aby się wyróżniały, jeśli używamy też innych katalogów, a także dodać niestandardowy znak na początku np. „@” w celu pokazywania katalogów na samej górze.

W Gmailu można to uzyskać poprzed dodanie etykiet. Aby to zrobić, należy wejść w Ustawienia, a następnie w Etykiety i na dole strony, można dodać nowe. U mnie, z racji tego, że korzystam z programu do poczty i z protokołu IMAP w Gmailu, wyglądają tak:

I później w moim programie pocztowym pod katalogami typu Inbox, Wysłane, Kosz mam je ładnie wylistowane:

Teraz pora na najważniejsze, czyli zarządzanie przychodzącymi mailami z wykorzystaniem naszego nowego systemu. Sprawdzamy pocztę raz co jakiś czas i z każdym nowym przysłanym mailem, postępujemy następująco:

• jeśli odpisanie zajmie mniej niż 2 minuty to odpisujemy na niego
• jeśli odpisanie zajmie nam dłużej lub mail zawiera jakieś wytyczne dot. projektu, którym się właśnie zajmujemi, to przenosimy go do katalogu „@DZIAŁANIA”
• jeśli mail zawiera informacje, które będziemy potrzebowali dopiero za jakiś czas lub jest to jakiś newletter, który mamy zamiar przeczytać – przenosimy go do katalogu „@KIEDYŚ”

Jeśli chodzi o katalog „@OCZEKIWANE” to w nim przechowujemy maile wysłane przez nas, na które oczekujemy ważnej odpowiedzi i w tłoku informacji boimy się, że o nich zapomnimy. Dzięki tej metodzie zachowujemy INBOX 0 oraz mamy przejrzysty widok przy kolejnym sprawdzaniu poczty i nigdzie się nie zagubimy :)

Spodobał Ci się mój post? Podziel się opinią w komentarzu! :)

Zdjęcie: http://www.flickr.com/photos/viriyincy/2207568967/

• david allen, gtd, mail, poczta, porady

Jak sprawnie zarządzać kontaktami telefonicznymi

Czy zdarza Ci się sytuacja, że dzwoni do Ciebie nieznajomy numer, a Ty nie wiesz czy to przyszły klient, czy może nielubiany znajomy z kolejną prośbą, którego kontakt już usunąłeś? A może chcesz pokazać, że pamiętasz o swoim kliencie czy znajomym, mimo, że nie mieliście kontaktu od długiego czasu? Dla takich rzeczy warto trzymać wszystkie zgromadzone kontakty telefoniczne i dobrze nimi zarządzać!

Po pierwsze warto zaopatrzyć się w Smarthphone’a lub PDA, ponieważ oferują one możliwość zapisu ogromnej ilości kontaktów i co najważniejsze podział na grupy kontatków. I to nam właśnie będzie potrzebne! Gdybym chciał zadzwonić do danej osoby bez grup, to mając mnóstwo kontaktów musiałbym nieźle poprzewijać spis, aby znaleźć daną osobę, nawet jeśli będzie to przewijanie choćby jednej litery nazwiska!

W moim telefonie mam grupę „Mobile”, gdzie trzymam najbardziej używane kontakty telefoniczne, „Old” dla tych z którymi utrzymuje znikomy kontakt lub żadny oraz „Data” dla różnych kontaktów usługowych typu fryzjer czy dentysta ;)

• apple, iphone, kontakty, management, organizacja

Jak z łatwością poradzić sobie na studiach

Niedawno rozpoczął się nowy semestr na uczelniach i jest to szansa, żeby dobrzę przygotować się do czekającej w czerwcu sesji i zarazem spędzać bezstresowo dużo czasu na świeżym powietrzu :) Jeśli w poprzednim semestrze nauka i rozplanowanie jej nie poszło Ci najlepiej to ten post jest w sam raz dla Ciebie!

Poniższe kroki są kluczem do sukcesu, aby bez żadnych przeszkód przetrwać kolejny semestr na studiach, a nawet ukończyć go z bardzo dobrymi wynikami.

Dobre miejsce na sali

Dobre miejsce na sali wykładowej to podstawa. Miejsce z tyłu sali koło największego gaduły z roku na pewno nie pomoże nam w odbiorze jak największej ilości cennych informacji od wykładowcy. Zawsze należy usiąść w pierwszych rzędach z racji, że siedzą tam osoby, które na pewno nie będą Cię zagadywały przez cały wykład. Jest też duże prawdopodobieństwo, że chętnie pomogą Ci, jeśli nie zrozumiałeś czegoś co przed chwilą zostało powiedziane.

Korzystaj z konsultacji

Nie warto wierzyć w każde słowo nauczyli ze szkoły średniej, że na studiach to nikt nam nie będzie pomagał i będziemy zdani tylko na siebie samych. Zapomnieli chyba oni wspomnieć o konsultacjach :D Sam kiedyś miałem różne obawy przed przyjściem na nie, że zawsze na nich jest dużo osób lub że wykładowca będzie niemiły. Nic z tego! Na konsultacje (niestety, dla studentów) a na szczęście dla Was uczęszcza znikomo mało studentów, więc może zdarzyć się tak, że nauczyciel będzie mógł poświecić cały swój czas tylko i wyłącznie dla was. Jest on nadwyraz sympatyczny i chętny do pomocy, ponieważ widzi, że studenci chcą korzystać z jego pomocy. Można przyjść z każdym problemem dotyczącym zagadnienia poruszanego na wykładach lub zadania domowego. Sam tak zrobiłem kilka razy i bardzo mi się to opłaciło. Także zachęcam Was mocno do korzystania z tego.

Powtarzaj wykłady

Czy nie raz zdarzyła Ci się sytuacja, że nie rozumiałeś o czym mówi wykładowca i tylko przepisywałeś szybko wykład z tablicy? Nie martw się, nie każdy musi umieć tak szybko analizować i przyswajać nowo nabytą wiedzę! Myślę, że na większości uczelniach plan jest tak ułożony, że dziennie da się wygospodarować godzinę czy dwie na przeczytanie spokojnie w domowym zaciszu wykładu i jego analizę. Ja poświęcam 1,5 godziny dziennie na przeczytaniu wykładu i przyswojeniu go z danego dnia. Maksymalnie robię 1-dniową przerwę. Dzięki temu będzieci na bieżąco z materiałem i nie będzieci musieli zarywać nocy przed egzaminem, żeby szybko przyswoić materiał z całego semestru.

Przygotuj się na ćwiczenia

Na większości ćwiczeń, można zdobyć dodatkowe punkty za aktywność. U mnie na uczelni wygląda to tak, że wykładowca co jakiś czas wypuszcza liste zadań (uczelnia techniczna) i na ćwiczeniach je rozwiązujemy, a osoba, która rozwiąże zadanie na ochotnika na tablicy dostaje punkt za aktywność. Przypuszczam, że na kierunkuach humanistycznych wygląda to podobnie. Warto do takich ćwiczeń się wcześniej przygotować i „ponabijać” sobie trochę punktów :D Mając ok. kilku dni na przygotowanie jest to w miarę prostym zadaniem. Nie musisz przygotowywać wszystkich zadań z listy (no chyba, że chcesz zarobić dużo punków:D). Wystarczy, że przygotujesz 1-3 najłatwiejsze zadania i zgłosisz się do nich jako pierwszy. Nawet jeśli zdobędziemy 1 plus na każdych zajęciach to pod koniec daje to niezłą liczbę, która może pomóc w zaliczeniu lub podwyższeniu oceny! Pomocy w rozwiązaniu zadań można szukać wśród rówieśników z roku lub na róznych forach tematycznych: matematyka, historia. A może znacie jeszcze inne, które są przydatne?

Przyjemnie i efektywnie powtarzaj do egzaminów

Mimo nauki na bieżąco, zawsze warto powtórzyć i uporządkować sobie cały materiał, a także wyjaśnić ostateczne wątpliwości. Jęśli chcemy połączyć przyjemne z pożytecznym to warto powtarzać w grupcę znajomych i zamówić pizzę :) W końcu co „wiele głów to nie jedna” :D Każda osoba może mieć inne ciekawe informacji i inny punkt widzenia, z którym warto się zapoznać, a pewnie znajdzie się też ktoś kto chętnie pomoże Ci z Twoim problemem :)

Mam nadzieję, że moje rady pomogą Ci przebrnąć przez kolejny semestr studiów oraz zakończyć go z bardzo dobrymi wynikami! A może Ty znasz jeszcze jakieś ciekawe sposoby? Jeśli tak to powiedz się nimi z innymi w komentarzach :)

Zdjęcie: http://www.flickr.com/photos/tulanesally/3618969705/

• nauka, sesja, studia

Witajcie!

Pierwszy post jest oczywiście powitalny :) Po długich przygotowaniach rozpocząłem moją kolejną przygodę z blogowaniem. Krótko mówiąc, na blogu będę poruszał kwestię motywacji i GTD oraz różnych małych triczków i pomysłów jak podnieść naszą własną produktywność. Więcej o poruszanej tutaj tematyce, możecie przeczytać na stronie o blogu.

Zachęcam do dodania bloga do czytnika RSS lub śledzenia lifehack.pl na Blipie czy Twitterze – na pewno znajdzie się coś co Cie zainteresuję.

• info, powitanie