Sprawne zarządzanie pocztą przychodzącą

Zapewne dostajesz bóle głowy, gdy tylko spojrzysz no swoją skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej? Mnóstwo maili z prośbami, zadaniami do wykonania, a do tego listy od znajomych i newslettery? Kolejnego dnia następna poczta, nie możesz znaleźć starszych maili z określonym zadaniem? Nie wiesz co już wykonałeś o co Cie poproszono, a co masz dopiero wykonać? Nie martw się, jest sposób, aby temu zaradzić!

Z pomocą przychodzi metoda Davida Allena. W swojej książce opisał metodę dotycząca zarządzania pocztą elektroniczną. Metoda ta jest bardzo prosta i wymaga utworzenia 3 etykiet o nazwach DZIAŁANIA, OCZEKIWANE i KIEDYS. Warto właśnie napisać, je z dużych liter, aby się wyróżniały, jeśli używamy też innych katalogów, a także dodać niestandardowy znak na początku np. „@” w celu pokazywania katalogów na samej górze.

W Gmailu można to uzyskać poprzed dodanie etykiet. Aby to zrobić, należy wejść w Ustawienia, a następnie w Etykiety i na dole strony, można dodać nowe. U mnie, z racji tego, że korzystam z programu do poczty i z protokołu IMAP w Gmailu, wyglądają tak:

I później w moim programie pocztowym pod katalogami typu Inbox, Wysłane, Kosz mam je ładnie wylistowane:

Teraz pora na najważniejsze, czyli zarządzanie przychodzącymi mailami z wykorzystaniem naszego nowego systemu. Sprawdzamy pocztę raz co jakiś czas i z każdym nowym przysłanym mailem, postępujemy następująco:

• jeśli odpisanie zajmie mniej niż 2 minuty to odpisujemy na niego
• jeśli odpisanie zajmie nam dłużej lub mail zawiera jakieś wytyczne dot. projektu, którym się właśnie zajmujemi, to przenosimy go do katalogu „@DZIAŁANIA”
• jeśli mail zawiera informacje, które będziemy potrzebowali dopiero za jakiś czas lub jest to jakiś newletter, który mamy zamiar przeczytać – przenosimy go do katalogu „@KIEDYŚ”

Jeśli chodzi o katalog „@OCZEKIWANE” to w nim przechowujemy maile wysłane przez nas, na które oczekujemy ważnej odpowiedzi i w tłoku informacji boimy się, że o nich zapomnimy. Dzięki tej metodzie zachowujemy INBOX 0 oraz mamy przejrzysty widok przy kolejnym sprawdzaniu poczty i nigdzie się nie zagubimy :)

Spodobał Ci się mój post? Podziel się opinią w komentarzu! :)

Zdjęcie: http://www.flickr.com/photos/viriyincy/2207568967/

• david allen, gtd, mail, poczta, porady