Stosuj Most Important Task!

Kiedy mamy ustalonych dużo zadań na dany dzięń i nie ustalimy priorytetów i w pierwszej kolejności zajmiemy się mniej istotnymi zadaniami często może się tak zdarzyć, że nie starczy nam już czasu bądź sił na te najważniejsze, które koniecznie dzisiaj chcieliśmy wykonać.

Bardzo ciekawą techniką do pokonywania tego stylu pułapek przeczytałem w książce Leo Babauty. Polega ona na ustaleniu jednego lub kilku (maksymalna liczba takich zadań ta dzień to moim zdaniem 2-3 zadania) zadań z etykietką „Most Important Task” lub po prostu skrótowo MIT (nie mylić z jedną z amerykańskich uczelni :P). Zadanie te wykonujemy jako pierwszą czynność w ciągu dnia, żeby je zrobić i mięć już je odhaczone. Najlepiej jeszcze przed sprawdzeniem poczty, aby nie przytłoczył nas obowiązek odpowiadania na maile lub wykonywania instrukcji w nich zapisanych.

Osobiście stosuję 2-3 zadania z etykietką Most Important Task.

1. Zadanie związane z długtrwałym projektem – jedno lub dwa zadania (w zależności czy na dany dzień potrzebuje pilnie wykonać 1-2 zadania zwykłe) są ukierunkowane w celu realizacji danego projektu. Dzięki temu wiem, że projekt się posuwa na przód wykonując jego kawałek codziennie.

2. Zadanie zwykłe (ważne na dany dzień) – jest to zadanie jakich na codzień układam wiele, lecz to musi być wykonane w pierwszej kolejności. Może to być związane ze zbliżającym się deadlinem lub komuś złożoną obietnicą. Lub mogą być to po prostu zadania, które chcesz wykonać jako pierwsze, aby mieć już je z głowy.

Mi ta metoda bardzo pomaga i stosuję ją od czasu kiedy przeczytałem o niej w książce. Mam nadzieję, że i Tobie ona pomoże! ;-)

• gtd, MIT, todo, ZEN

Trzymaj porządek na pulpicie

Czy widok wydaje Ci się znajomy? Na Twoim biurku panuje bałagan, w którym ciężko cokolwiek znaleźć? Zrobiłeś już raz porządek, ale po krótkim czasie znowu wraca do stanu początkowego? Jeśli chcesz raz, a dobrze zrobić porządek ze swoimi plikami i utrzymać go na dłużej, to poniższy sposób, może Ci w tym pomóc. Sposób ten wymyślił Chanpory Rith

Cała metoda opiera się na stworzeniu 5 katalogów pomocniczych.

0. Inbox

To jest nasza skrzynka odbiorcza. Tutaj wrzucamy wszystkie nowo otrzymane pliki. Najlepiej ustawić sobie ten katalog jako domyślny do pobierania plików w przeglądarkach i innych menedżerach pobierania. Ważne jest aby ten katalog „opróżniać” co najmniej 2 razy dziennie. Najlepiej po południu i wieczorem, aby na drugi dzień rozpocząć z pustym katalogiem. Poprzez opróżnianie rozumiem przeniesienie zebranych plików do odpowiednich katalogów lub ich wyrzucenie do kosza. Jeśli „zajęcie” się danym plikiem zajmuje mniej niż 2 minuty to zrób to od razu.

1. Działania

W tym katalogu po prostu trzymamy wszystkie e-booki, dokumenty tekstowe, oraz inne z których aktualnie korzystamy, a nie są one tak duże i nie są powiązane z jakimkolwiek projektem.

2. Inkubacja

Tutaj trzymamy pliki nad którymi zawiesiliśmy aktualną akcję. Np. jeśli piszemy jakiś dokument, lecz stwierdzilismy, że nie będziemy przez jakiś dłuższy okres nie będziemy mieli czasu się nim zajmować, to wtedy ten plik przenosimy do tego folderu.

3. Aktualne Projekty

Jeśli pracujemy nad jakimś dużym projektem, który jest rozciągnięty w czasie i czasami mamy przerwy rzędu tygodnia, a czasami poświęcamy mu każdy dzień w miesiącu oraz zawiera dużo podkatalogów i plików, to wtedy dobrym miejscem dla niego jest właśnie ten katalog. Tutaj powinniśmy też trzymać zadania, które zajmują więcej plików.

4. Archiwum

Jeśli już zakończymy pracę nad jakimś plikiem, lecz z jakichś powodów, chcemy go jeszcze zatrzymać, aby np. odczytać z niego dane w późniejszym czasie, lub zgrać na pendrive to przenosimy go to tego katalogu. Ja w tym katalogu, trzymam różnego rodzaju backupy, czy też zarchiwizowane projekty.

Oczywiście, podany przykład można ustawić na każdym systemie. Mój jest z systemu Mac OS X, w którym dodatkowo można ustawić ładne podświetlenie tych katalogów. U mnie na żółto. I czyż taki pulpit nie wygląda schludniej? :)

Jeśli masz jakieś spostrzeżenia lub ciekawy pomysł jak rozszerzyć, ulepszyć ten sposób, to podziel się z nim w komentarzach :)

• gtd, komputer, mac, organizacja, praca, todo

Sprawne zarządzanie pocztą przychodzącą

Zapewne dostajesz bóle głowy, gdy tylko spojrzysz no swoją skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej? Mnóstwo maili z prośbami, zadaniami do wykonania, a do tego listy od znajomych i newslettery? Kolejnego dnia następna poczta, nie możesz znaleźć starszych maili z określonym zadaniem? Nie wiesz co już wykonałeś o co Cie poproszono, a co masz dopiero wykonać? Nie martw się, jest sposób, aby temu zaradzić!

Z pomocą przychodzi metoda Davida Allena. W swojej książce opisał metodę dotycząca zarządzania pocztą elektroniczną. Metoda ta jest bardzo prosta i wymaga utworzenia 3 etykiet o nazwach DZIAŁANIA, OCZEKIWANE i KIEDYS. Warto właśnie napisać, je z dużych liter, aby się wyróżniały, jeśli używamy też innych katalogów, a także dodać niestandardowy znak na początku np. „@” w celu pokazywania katalogów na samej górze.

W Gmailu można to uzyskać poprzed dodanie etykiet. Aby to zrobić, należy wejść w Ustawienia, a następnie w Etykiety i na dole strony, można dodać nowe. U mnie, z racji tego, że korzystam z programu do poczty i z protokołu IMAP w Gmailu, wyglądają tak:

I później w moim programie pocztowym pod katalogami typu Inbox, Wysłane, Kosz mam je ładnie wylistowane:

Teraz pora na najważniejsze, czyli zarządzanie przychodzącymi mailami z wykorzystaniem naszego nowego systemu. Sprawdzamy pocztę raz co jakiś czas i z każdym nowym przysłanym mailem, postępujemy następująco:

• jeśli odpisanie zajmie mniej niż 2 minuty to odpisujemy na niego
• jeśli odpisanie zajmie nam dłużej lub mail zawiera jakieś wytyczne dot. projektu, którym się właśnie zajmujemi, to przenosimy go do katalogu „@DZIAŁANIA”
• jeśli mail zawiera informacje, które będziemy potrzebowali dopiero za jakiś czas lub jest to jakiś newletter, który mamy zamiar przeczytać – przenosimy go do katalogu „@KIEDYŚ”

Jeśli chodzi o katalog „@OCZEKIWANE” to w nim przechowujemy maile wysłane przez nas, na które oczekujemy ważnej odpowiedzi i w tłoku informacji boimy się, że o nich zapomnimy. Dzięki tej metodzie zachowujemy INBOX 0 oraz mamy przejrzysty widok przy kolejnym sprawdzaniu poczty i nigdzie się nie zagubimy :)

Spodobał Ci się mój post? Podziel się opinią w komentarzu! :)

Zdjęcie: http://www.flickr.com/photos/viriyincy/2207568967/

• david allen, gtd, mail, poczta, porady