Stosuj Most Important Task!

Kiedy mamy ustalonych dużo zadań na dany dzięń i nie ustalimy priorytetów i w pierwszej kolejności zajmiemy się mniej istotnymi zadaniami często może się tak zdarzyć, że nie starczy nam już czasu bądź sił na te najważniejsze, które koniecznie dzisiaj chcieliśmy wykonać.

Bardzo ciekawÄ… technikÄ… do pokonywania tego stylu puÅ‚apek przeczytaÅ‚em w książce Leo Babauty. Polega ona na ustaleniu jednego lub kilku (maksymalna liczba takich zadaÅ„ ta dzieÅ„ to moim zdaniem 2-3 zadania) zadaÅ„ z etykietkÄ… „Most Important Task” lub po prostu skrótowo MIT (nie mylić z jednÄ… z amerykaÅ„skich uczelni :P). Zadanie te wykonujemy jako pierwszÄ… czynność w ciÄ…gu dnia, żeby je zrobić i mięć już je odhaczone. Najlepiej jeszcze przed sprawdzeniem poczty, aby nie przytÅ‚oczyÅ‚ nas obowiÄ…zek odpowiadania na maile lub wykonywania instrukcji w nich zapisanych.

Osobiście stosuję 2-3 zadania z etykietką Most Important Task.

1. Zadanie zwiÄ…zane z dÅ‚ugtrwaÅ‚ym projektem – jedno lub dwa zadania (w zależnoÅ›ci czy na dany dzieÅ„ potrzebuje pilnie wykonać 1-2 zadania zwykÅ‚e) sÄ… ukierunkowane w celu realizacji danego projektu. DziÄ™ki temu wiem, że projekt siÄ™ posuwa na przód wykonujÄ…c jego kawaÅ‚ek codziennie.

2. Zadanie zwykÅ‚e (ważne na dany dzieÅ„) – jest to zadanie jakich na codzieÅ„ ukÅ‚adam wiele, lecz to musi być wykonane w pierwszej kolejnoÅ›ci. Może to być zwiÄ…zane ze zbliżajÄ…cym siÄ™ deadlinem lub komuÅ› zÅ‚ożonÄ… obietnicÄ…. Lub mogÄ… być to po prostu zadania, które chcesz wykonać jako pierwsze, aby mieć już je z gÅ‚owy.

Mi ta metoda bardzo pomaga i stosuję ją od czasu kiedy przeczytałem o niej w książce. Mam nadzieję, że i Tobie ona pomoże! ;-)

• gtd, MIT, todo, ZEN

Trzymaj porzÄ…dek na pulpicie

Czy widok wydaje Ci się znajomy? Na Twoim biurku panuje bałagan, w którym ciężko cokolwiek znaleźć? Zrobiłeś już raz porządek, ale po krótkim czasie znowu wraca do stanu początkowego? Jeśli chcesz raz, a dobrze zrobić porządek ze swoimi plikami i utrzymać go na dłużej, to poniższy sposób, może Ci w tym pomóc. Sposób ten wymyślił Chanpory Rith

Cała metoda opiera się na stworzeniu 5 katalogów pomocniczych.

0. Inbox

To jest nasza skrzynka odbiorcza. Tutaj wrzucamy wszystkie nowo otrzymane pliki. Najlepiej ustawić sobie ten katalog jako domyÅ›lny do pobierania plików w przeglÄ…darkach i innych menedżerach pobierania. Ważne jest aby ten katalog „opróżniać” co najmniej 2 razy dziennie. Najlepiej po poÅ‚udniu i wieczorem, aby na drugi dzieÅ„ rozpocząć z pustym katalogiem. Poprzez opróżnianie rozumiem przeniesienie zebranych plików do odpowiednich katalogów lub ich wyrzucenie do kosza. JeÅ›li „zajÄ™cie” siÄ™ danym plikiem zajmuje mniej niż 2 minuty to zrób to od razu.

1. Działania

W tym katalogu po prostu trzymamy wszystkie e-booki, dokumenty tekstowe, oraz inne z których aktualnie korzystamy, a nie są one tak duże i nie są powiązane z jakimkolwiek projektem.

2. Inkubacja

Tutaj trzymamy pliki nad którymi zawiesiliśmy aktualną akcję. Np. jeśli piszemy jakiś dokument, lecz stwierdzilismy, że nie będziemy przez jakiś dłuższy okres nie będziemy mieli czasu się nim zajmować, to wtedy ten plik przenosimy do tego folderu.

3. Aktualne Projekty

Jeśli pracujemy nad jakimś dużym projektem, który jest rozciągnięty w czasie i czasami mamy przerwy rzędu tygodnia, a czasami poświęcamy mu każdy dzień w miesiącu oraz zawiera dużo podkatalogów i plików, to wtedy dobrym miejscem dla niego jest właśnie ten katalog. Tutaj powinniśmy też trzymać zadania, które zajmują więcej plików.

4. Archiwum

Jeśli już zakończymy pracę nad jakimś plikiem, lecz z jakichś powodów, chcemy go jeszcze zatrzymać, aby np. odczytać z niego dane w późniejszym czasie, lub zgrać na pendrive to przenosimy go to tego katalogu. Ja w tym katalogu, trzymam różnego rodzaju backupy, czy też zarchiwizowane projekty.

Oczywiście, podany przykład można ustawić na każdym systemie. Mój jest z systemu Mac OS X, w którym dodatkowo można ustawić ładne podświetlenie tych katalogów. U mnie na żółto. I czyż taki pulpit nie wygląda schludniej? :)

Jeśli masz jakieś spostrzeżenia lub ciekawy pomysł jak rozszerzyć, ulepszyć ten sposób, to podziel się z nim w komentarzach :)

• gtd, komputer, mac, organizacja, praca, todo